Von der Idee zum fertigen Reiseplan – mein Planungssystem für Familienreisen

Unsere Schwedenrundreise mit dem Zug hat funktioniert. Genauso wie unsere vier Tage in Paris, bei denen jeder Programmpunkt irgendwie an seinem Platz war, ohne dass wir gehetzt von einem Ort zum nächsten gerannt sind. Was beide Reisen gemeinsam hatten war ein durchdachter Plan im Hintergrund, der uns vor Ort die Freiheit gab, spontan zu sein.

Unser erster Sommerurlaub auf Mallorca dagegen… nun ja, der ist an anderer Stelle auf diesem Blog schon ausführlich besprochen worden. Ich hatte damals nur ein Bild im Kopf, diffuse Erwartungen an den Urlaub und keinen Plan, wie ich dort hinkomme oder was wir eigentlich wirklich brauchen.

Seitdem hat sich bei uns ein festes System entwickelt, wie wir unseren Familienurlaub planen. Eine Art flexibler Rahmen, der mir hilft, meine Gedanken zu strukturieren und uns vor Ort genau die Freiheit gibt, die wir brauchen. Hier zeige ich dir, wie das bei uns von der ersten Idee bis zur Rückkehr aussieht.

Phase 1: Das Urlaubsziel finden

Meistens beginnt die Planung für den großen Sommerurlaub etwa ein Jahr vorher. Sobald für den aktuellen Urlaub nichts mehr zu planen ist, kreisen meine Gedanken schon langsam weiter zum nächsten Jahr. Ich muss ehrlich zugeben, dass ich manchmal aufpassen muss, dass ich mich nicht zu früh gedanklich ins nächste Jahr stürze. Sonst leidet die Vorfreude auf den Urlaub, der gerade unmittelbar bevorsteht.

Mit meinem Mann ist das meist eine offene Diskussion. Jeder bringt eine handvoll Ideen mit und am Ende gibt es fast immer eine Überschneidung bei zwei oder drei Regionen. Kompliziert ist das nicht, denn mittlerweile wissen wir einfach, was wir brauchen und was uns guttut. Im Sommer meiden wir zum Beispiel den Süden. Außerdem brauchen wir einen gesunden Mix aus ruhigen Naturmomenten und aufregenden Abenteuern.

Die Kinder beziehen wir an dieser Stelle bewusst noch nicht ein. Sie würden natürlich am liebsten immer die Orte vorschlagen, wo sie schon mal waren und es ihnen gefallen hat. Was ich absolut verständlich finde, denn bei einem neuen Ziel wissen sie ja noch gar nicht, was sie erwartet. Trotzdem nehmen sie in der Ideenfindungsphase einen großen Platz ein: Was könnte ihnen gefallen? Was brauchen sie gerade? Am Ende muss ein Ziel für die ganze Familie funktionieren.

Ein Kriterium das uns meistens bei der endgültigen Entscheidung hilft, ist der Vergleich mit dem Vorjahr. Dieses Jahr geht es für uns nach Island – viel Natur, individuell die Küste entlang. Irland ist deshalb für das nächste Jahr schon wieder rausgefallen, weil es uns in der Vorstellung zu ähnlich gewesen wäre. So grenzen wir die Auswahl ein, bevor wir am Ende mit zwanzig potenziellen Zielen dastehen und uns gar nicht entscheiden können.

Apropos nicht entscheiden können: Wenn du zu den Menschen gehörst, bei denen am Ende immer noch fünf, sechs oder zehn Reiseziele zur Auswahl stehen, kenne ich das gut. Irgendwann hilft nur noch eines – sich festzulegen, auch wenn es sich nicht hundertprozentig perfekt anfühlt. Denn die perfekte Wahl gibt es ohnehin nicht, nur die Wahl, die ihr trefft und mit der ihr dann lospant.

Phase 2: Die Route planen

Die Reisezeit ist bei uns an die Schulferien gebunden, meist nehmen wir drei Wochen am Stück – entweder die ersten oder letzten drei Ferienwochen. Mit den Kollegen auf Arbeit gab es da bisher zum Glück nie größere Schwierigkeiten.

Dann beginnt meine umfassende Recherche. Ich lese mich durch Blogartikel, leihe mir Reiseführer in der Bibliothek aus und lasse mich bei Pinterest inspirieren. Instagram nutze ich hier nur auf eine Art: Es zeigt mir vor allem, wohin wir NICHT wollen. Nämlich genau dort, wo gerade besonders viele Beiträge gepostet werden.

Daraus entwickle ich eine Route: Wie reisen wir an, wie sind wir vor Ort unterwegs? Gibt es ein gutes Schienennetz? Ich versuche immer, die Mietwagenstrecke so klein wie möglich zu halten – Zugfahrten mit Kindern sind bei uns ohnehin die bevorzugte Variante.

Dann entsteht der komplette Reiseplan inklusive der Übernachtungsdauer pro Ort, geschätzt anhand der möglichen Aktivitäten, die ich beim ersten groben Überblick finde. Erst danach suche ich passende Unterkünfte. In Städten meist Hotels, dazwischen ein bis zwei Standorte mit Ferienhaus, von denen aus wir vieles erreichen können. Richtige Roadtrips bei denen wir jede Nacht woanders schlafen würden, sind eher nichts für uns.

Zu einer festen Gewohnheit hat sich dabei das Markieren bei Google Maps etabliert. Ich speichere dort potenzielle Orte mit verschiedenen Symbolen und wo sich mehrere Punkte bündeln, ist oft ein guter Standort für ein Ferienhaus.

Unser diesjähriger Islandurlaub läuft anders. Wegen der Sonnenfinsternis habe ich keine passende Unterkunft gefunden und wir reisen deshalb mit einem Mietcamper. Einen genauen Reiseplan brauchen wir dafür nicht, stattdessen gibt es nur markierte Lieblingsorte auf der Karte. Für mich als Planungsmensch macht mich das ehrlich gesagt etwas nervös. Dazu der enge Raum im Camper und es fühlt sich ein bisschen wie ein Experiment mit ungewissem Ausgang an.

Phase 3: Den Urlaub im Detail durchplanen

Wenn wir nicht gerade neue Reisearten auf Island austesten, legen wir im Vorfeld eigentlich alles fest: alle Unterkünfte, meist auch alle Zugverbindungen, mindestens jedoch die Fernverbindungen und die Strecken zwischen den einzelnen Unterkunftsstationen. Die Auslandsreisekrankenversicherung läuft bei uns ohnehin das ganze Jahr. Ob wir für den Mietwagen eine Zusatzversicherung abschließen, entscheiden wir direkt bei der Buchung. Und natürlich prüfen wir alle Ausweisdokumente auf ihre Gültigkeit.

Manche Sehenswürdigkeiten müssen vorab gebucht werden – die werden dann zu Fixpunkten im Tagesablauf. Alles andere am Tag bleibt bewusst frei. Wir haben eine Liste mit Orten, die wir besuchen könnten und entschieden wird dann morgens, was es tatsächlich wird.

Gerade bei Städtereisen hilft mir eine gute Vorstrukturierung enorm. In Paris hatte ich für alle vier Tage bereits ein fertiges Gerüst erstellt, einfach weil sich bestimmte Orte strategisch gut kombinieren ließen – Eiffelturm und Aquarium etwa, oder Opera Garnier und das Paradox Museum. Was davon an welchem Tag passierte, blieb aber offen. Hier durften auch die Kinder mitentscheiden. Brauchte ein Programmpunkt noch eine Buchung, schaute ich am Vorabend oder wenige Tage vorher nach Verfügbarkeit. Das funktioniert allerdings nur bei Attraktionen, die man nicht Monate im Voraus buchen muss. Den Eiffelturm haben wir auf diese Weise übrigens verpasst, weil wir zu spät dran waren. Was zum Glück nur so mittelschlimm war, da unsere Liste an potenziellen Lieblingsorten immer gut gefüllt ist.

Eine Sache gibt es dann aber doch, die ich im Vorfeld gern akribisch vorbereite: eine selbstgemachte Schnitzeljagd für die Kinder. Sie haben ihren eigenen Spaß und eine Aufgabe, während wir Erwachsenen die Stadt in Ruhe anschauen können. In Berlin haben wir eine gekaufte ausprobiert, die uns überhaupt nicht überzeugt hat. Deshalb kreisen meine Gedanken schon nebenbei um unseren Besuch von Reykjavik.

Sind wir nicht in Städten unterwegs, ist alles noch freier. Weniger feste Programmpunkte und manchmal ist „Strand“ schon der ganze Plan. Mit dem Mietwagen sind wir zusätzlich flexibel genug, spontan zu schauen worauf gerade alle Lust haben. Auch hier gibt es eine Liste der Möglichkeiten, aber das eigentliche Ziel im Ferienhaus ist es vor allem die freie Zeit zu genießen.

Phase 4: Die Packliste fürs Reisen mit Kindern

Vermutlich habe ich eine Packliste, aber sie existiert nur in meinem Kopf. Und auch dort nicht wirklich bewusst. Ich packe meistens nach Bauchgefühl, das durch jahrelange Übung inzwischen ziemlich zuverlässig geworden ist.

Generell reisen wir eher minimalistisch. Bei der Unterkunftswahl achte ich bewusst darauf, dass irgendwo eine Waschmaschine zur Verfügung steht. Dann reicht es, einmal während des Urlaubs zu waschen und der Koffer kann insgesamt kleiner bleiben. Oder sich im Urlaub mit Fundstücken und Mitbringseln füllen.

Eine richtige Liste gibt es aber für zwei Dinge: die Reiseapotheke und den Essensplan. Ich überlege mir vorher, was wir mitnehmen und was wir vor Ort beim ersten großen Einkauf besorgen. Denn im Urlaub selbst habe ich absolut keine Kapazität mehr, mir darüber Gedanken zu machen.

Mitgenommen werden meist trockene Lebensmittel, die es vor Ort entweder nicht gibt, oder nur in großen Mengen, von denen am Ende viel übrigbliebe. Reis, Haferflocken, Müsli, Zimt-Zucker. Und unsere Baked Beans – wir essen tatsächlich nur eine ganz bestimmte Marke.

Was bei uns nie fehlen darf: meine Kamera, der Laptop um abends spontan Fotos zu sichern oder zu schreiben wenn mir danach ist und eine Powerbank. Die Kinder packen mindestens ein Lieblingskuscheltier ein – meistens wandern sogar mehrere davon in ihre Rucksäcke. Dazu ein ganz paar kleine Spiele, die sich super gut für unterwegs eignen, wenn die Zugfahrt mal länger ist.

Was wir zuverlässig vergessen in den Urlaub mitzunehmen ist Salz. Und in Liberec haben wir es geschafft, meine Kamera zu Hause zu vergessen und das Lieblingskuscheltier im Urlaub zu verlieren. Am Ende war es gar nicht so schlimm – das Smartphone macht inzwischen auch gute Fotos und das Kuscheltier haben wir ersetzt. Aber vielleicht wäre es doch mal an der Zeit für eine richtige, aufgeschriebene Packliste…

Phase 5: Der Alltag unterwegs

Auch unterwegs versuchen wir uns grob am Rhythmus zu Hause zu orientieren. Früher bedeutete das: Mittagsschlaf zur gewohnten Uhrzeit und feste Routinen die den Kindern an fremden Orten Sicherheit gegeben haben. Inzwischen sind wir da freier geworden. Mittagessen gibt es trotzdem meistens gegen zwölf Uhr, denn irgendjemand hat immer zuverlässig Hunger.

Im Ferienhaus kochen wir meist selbst zu Mittag, was den Tag automatisch in zwei Hälften teilt. Oft sind wir dann am Nachmittag unterwegs, weil die Kinder es lieben, auch mal den ganzen Vormittag im Haus zu vertrödeln. Entschieden wird das gemeinsam beim Frühstück. Ich präsentiere den Kindern dann zwei oder drei sehr unterschiedliche Optionen und wir schauen, worauf sich alle einigen können. An der Opalküste mussten wir uns sogar nach den Gezeiten richten, weil wir den Ärmelkanal und seine wundervollen Strände sowohl bei Ebbe als auch bei Flut erleben wollten.

Muss doch mal kurzfristig recherchiert werden, mache ich das am liebsten abends in Ruhe oder morgens, wenn die Kinder beschäftigt sind. Spontane Entscheidungen mitten im Tagesgeschehen sind dagegen mein ganz persönlicher Stresspunkt. In Wissant hatten wir bei der Ankunft plötzlich alle Hunger und brauchten dringend ein Restaurant. Das war gar nicht so leicht, denn wir mussten hinlaufen, die Speisekarte checken, abwägen ob es für die Kinder etwas Passendes gibt. Genau solche Momente versuche ich durch meine Vorplanung möglichst zu vermeiden.

Aber auch der beste Plan trifft irgendwann auf die Realität. Ausverkaufte Tickets, Regen, müde Kinder, oder Kinder, die plötzliche Lust auf etwas ganz anderes haben. Dann kann es schon mal passieren, dass aus großen Erwartungen große Enttäuschungen werden. Bei uns hilft in solchen Fällen das bewusste Loslassen von den Plänen. Denn Planung gibt uns zwar Sicherheit, aber sie ersetzt nicht die Fähigkeit, sich umzuorientieren, wenn es anders kommt. Und oft war genau das schon der Anfang von Geschichten, die wir noch Jahre später erzählen.

Phase 6: Nach dem Urlaub – Ankommen und Verarbeiten

Direkt nach der Ankunft folgt das Auspacken – für mich absolut furchtbar, vor allem wenn alle müde sind. Aber die Koffer irgendwo in der Wohnung herumstehen lassen, ist auch keine Alternative.

Die ersten Tage danach brauche ich vor allem für mich selbst. Nach einer Reise bin ich meist so energielos, dass ich meinen Akku erst mit ein paar Tagen Homeoffice und ruhigen Abenden wieder aufladen muss. Den Kindern geht es da ähnlich. Auch sie brauchen etwa eine Woche, bis sie wieder im Alltag angekommen sind.

Erst danach beginnt für mich der eigentlich schönste Teil: das Sichern der Erinnerungen. Ich ziehe die Fotos von der Kamera und sortiere sie. Außerdem gehe ich meine täglichen Aufzeichnungen von unterwegs noch einmal durch und schwelge in den schönen Momenten des Urlaubs.

Ohne diese täglichen Notizen wäre das Schreiben später gar nicht möglich, denn Monate nach der Reise erinnere ich mich längst nicht mehr an alle Details oder daran, wie genau sich ein bestimmter Moment angefühlt hat. Aus dem gesammelten Material entstehen dann über Wochen oder sogar Monate verteilt die Blogartikel. Ich beginne meist mit den großen Übersichtsartikeln und arbeite mich von dort in die Details vor. Aus unserem Frankreich-Urlaub mit Paris und der Opalküste sind so zwischen Mitte August und Anfang Dezember elf Artikel entstanden.

So anstrengend so ein Urlaub mit Kindern manchmal sein kann – die Rückkehr nach Hause empfinde ich eigentlich nie als traurig. Eher im Gegenteil. Ich freue mich auf die vertraute Umgebung, die eigenen vier Wände und den gewohnten Alltag. Das hat für mich als introvertierten Menschen fast schon etwas von einem zweiten Urlaub.

Familienurlaub planen – Wenn Planung Freiheit bedeutet

Struktur schafft den Rahmen, in dem Spontanität überhaupt erst möglich wird. Zumindest für mich.

Von der ersten Idee über die Route, die Detailplanung und die Packliste bis hin zum Alltag unterwegs und der Rückkehr nach Hause – jede Phase hat ihre eigene Aufgabe in diesem System. Manche Schritte erledige ich Monate im Voraus, andere bewusst erst am Morgen vor Ort. Aber zusammen ergeben sie genau den Rahmen, der uns als Familie Sicherheit gibt, ohne uns einzuengen.

Das ist keine allgemeingültige Wahrheit fürs Reisen, sondern eine sehr persönliche. Ich bin unterwegs durch das einfache Dasein für die Kinder – 24 Stunden am Tag – bereits so ausgelastet, dass für spontane Entscheidungsfindung kaum noch Kapazität bleibt. Meine schlimmste Vorstellung: irgendwo anzukommen und erstmal Reiseziele googeln zu müssen, während die Kinder gleichzeitig etwas von mir wollen.

Ich möchte im Urlaub so präsent wie möglich sein. So viel wie möglich vom Land aufsaugen. Und genau dafür braucht es bei mir einen Plan im Hintergrund, um den Kopf frei zu haben für das, was wirklich zählt.

Wenn du noch ganz am Anfang stehst und dir die Klarheit fehlt, was deine Familie eigentlich für einen gelungenen Urlaub braucht, schau gerne in meinen Familien-Reisekompass. Er hilft dir genau dabei, bevor die eigentliche Planung überhaupt beginnt.

Wie sieht eure Planung aus? Seid ihr eher Vollzeit-Planer so wie ich, oder lasst ihr lieber alles auf euch zukommen?

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